כללים מנחים לבחירת מערכת LMS – חלק א’

בתקופה האחרונה נתקלתי בארגונים רבים שמתקשים בתהליך העלייה לאוויר ובתחזוקה השוטפת של מערכת ה LMS שרכשו. הסיבה לכך היא נובעת בדרך כלל עקב בחירה שגויה של מערכת ה LMS ושל ספק המערכת.

בפוסטים הקרובים אציין מספר כללים לגבי:

  • עבודת ההכנה המקדימה.
  • בחירת המערכת המתאימה ביותר לצורכי ארגון.
  • בחירת הספק המתאים ביותר.
  • כיצד לבצע תהליך הטמעה באופן מיטבי?

שלב ראשון הוא שלב הכנה מקדימה בארגון:

לפני שבכלל מתחילים בתהליך בחינת ספקי מערכת ה LMS, עליכם לתת את הדעת לנושאים הבאים:

1. דע מניין באת ולאן אתה הולך:

הנקודה החשובה ביותר הינה קודם כל להבין מה יש כיום בארגון ולאן רוצה הארגון להגיע בעוד שנה, שנתיים וחמש שנים, בעולמות הלמידה וההדרכה.
יש להכין טבלה פשוטה, בה תרשמו מה אתם ברצונכם לנהל במערכת בעוד שנה, שנתיים וכו’, וכיצד אתם מנהלים את זה כיום. מיפוי המצב הקיים והצבתו אל מול הצרכים עתידיים, “יעשה לכם סדר” ויאפשר לכם להיות הרבה יותר מפוקסים.

לא פחות חשוב תהליך מיפוי הצרכים הבסיסי הזה, יספק לכם מיקוד ראשוני וחשוב בנוגע לסוג המערכת שיש לבחור: יש ספקים/מערכות שהחוזקה שלהם הינה למידה מתוקשבת, אחרים חזקים בניהול הסמכות, אחרים בניהול מרכזי הדרכה ומשאבים וכו’.

2. שיתוף גורמי מערכות המידע בארגון:

זוהי נקודה חשובה מאוד, גם מבחינה פוליטית וגם מבחינה תפעולית.
במידה וגורמי מערכות מידע איתכם כבר מהשלבים הראשוניים, והצלחתם לרתום אותם לתהליך, זה יעזור ויקל עליכם; תהליכים יתבצעו במהירות רבה יותר ולא פחות חשוב הפרויקט יזרום. כמובן שהצעה הזו הינה סובייקטיבית לכל ארגון, אך עליכם לזכור תמיד: אף מנהל מערכות מידע לא אוהב ש”פתאום” מתוכננת הכנסת מערכת לארגון והוא לא שותף בתהליך.

3. אינטגרציה והסבת נתונים:

עליכם להבין כבר בשלבים הראשוניים, שמערכת ה LMS שתבחרו לרכוש, לא תעבוד לבד, באופן מנותק משאר מערכות המידע בארגון. לכן, עליכם לתת את הדעת להיבטים הבאים:

– עם אילו מערכות מידע פנימיות תידרשו לבצע אינטגרציה ו SSO (Single Sign On)?
– מהם הנתונים שאתם רוצים שיהיו במערכת הלמידה?
– מהיכן יגיעו הנתונים?
– מי הגורם בתוך הארגון, שייצור ויתחזק את הממשקים למערכת ה LMS?
– מהיכן ניתן להשיג את הנתונים ההיסטוריים של ביצועי העובדים בארגון?
– האם יש בידיכם את הנתונים ההיסטוריים כשהם בצורה דיגיטאלית ?
– מהו המאמץ שיהיה כרוך בהסבת הנתונים הקיימים, כך שהם יהיו שמישים במערכת ה LMS החדשה?

4. מיקום המערכת – ענן או שרת ארגוני?

בארגונים רבים מנהלי הדרכה מעוניינים לעבור לעבודה בענן, בעיקר עקב היתרון המשמעותי לקבלת נגישות מיידית ומלאה גם מכשירים ניידים (סמרטפונים וטאבלטים). יכולת זאת מאפשרת תהליכים מתקדמים של Mobile learning, בהם הלומדים יכולים ללמוד במקום ובזמן ובקצב המתאים להם.

מאידך, במקרים רבים גורמי אבטחת המידע בארגון לא ששים לאפשר זאת.
יש לבחון את הנושא הזה עוד בטרם ביצוע הפנייה לספקים, מכיוון שיש לא מעט ספקים שעובדים רק בענן ואין מה לנהל הליך בחירה ולשלב בו ספקי ענן אם ההתקנה תהיה פנימית בארגון.

5. תקציב.

יש לגבש מסגרת תקציבית, עוד בטרם שתתחילו את עבודתכם אל מול הספקים הפוטנציאלים.
תהליך בחירת מערכת למידה אינו דבר של מה בכך והוא דורש השקעת זמן יקר.
יש לוודא שיש לכם תקציב מתאים לפני שאתם מתחילים. ראיתי לא מעט מקרים שבהם ארגונים נכנסו לתהליכים ארוכים, בחרו ספק, הלכו לביקורים אצל ממליצים, קיבלו החלטה ובסופו של התהליך התחוור להם שאין תקציב לפרויקט.

6. כח אדם מספק ומתאים:

אולי תופתעו לשמוע שמערכות LMS לא עולות לאוויר לבד…

צריך להטמיע ולהתאים אותן, לייצר תכנים, להעלות תכנים קיימים, לייצר קורסים, להקים מסלולי הכשרה והסמכות, לבצע פיילוטים, לבדוק אינטגרציה למערכות קיימות ועוד כהנה וכהנה פעולות הדורשות השקעה מרובה.

כל הפעולות הללו אורכות זמן ניכר. ככלל אצבע, ניתן לומר שארגון ממוצע יידרש להקדיש בין 2 ל 4 ימי עובד מיומן בשבוע, לתקופה של בין שלושה לששה חודשים, לעניין תהליך ההטמעה.

7. מחויבות הנהלה:

זהו אחד מגורמי ההשפעה המשמעותיים ביותר בתהליך.

כאמור, הכנסת מערכת LMS חדשה לארגון איננה תהליך פשוט. נדרשת מחויבות של ההנהלה, שצריכה לבוא לידי ביטוי בהקצאת משאבים כספיים, באפשור פניותם של עובדים והמנהלים שיידרשו לצורך פיילוטים, וכמו כן בתמיכה בשינוי סדרי העבודה בארגון בתקופת ההטמעה וגם לאחריה.

8. מפרט יכולות נדרשות למערכת ה LMS:

עליכם להכין מפרט יכולות נדרשות מהמערכת ולהשתדל שיהיה מפורט ככל שניתן. ככל שרמת פירוט המפרט תהיה גבוהה יותר, כן ייטב.

לצורך גיבוש מפרט היכולות, תשתדלו לשלב את כל הגורמים הרלוונטיים בארגון ולאחר שתקבלו ותאספו את כל הצרכים, סמנו בו את סדרי עדיפויות.

לשם פישוט תהליך תיעדוף הצרכים, אני מציע שתעשו שימוש בלא יותר מ-3 רמות (לדוגמא: חיוני, חשוב ונחמד שיהיה) . מפרט היכולות הנדרשות לא צריך להיות כתוב בשפה גבוהה ובהחלט רצוי שהוא יהיה מנוסח בשפה הכי פשוטה שברורה להבנה ושאינה משתמעת לשני פנים.

יותר מארגון אחד שראיתי, הכין מפרט יכולות שבו כתוב לדוגמא “אני רוצה שהעובד יצטרך להעביר את הכרטיס האישי שלו בקורא הכרטיסים ליד הכתה וזה ירשום לו נוכחות”. במשפט הפשוט הזה מנוסח צורך באופן ברור וחסכני וזה בסדר גמור שהניסוח פשוט וישיר, כל עוד הספקים הפוטנציאלים של מערכת ה LMS יבינו מה אתם מצפים מהמערכת.

9. תהליך שינוי ארגוני:

חוק עולם בסיסי וידוע הוא שכל מערכת מתנגדת לשינויים.

הכנסת או החלפת מערכת מידע וביחוד מערכת לניהול למידה, משנה סדרי עולם בארגון ועל כן צפויות התנגדויות:

– אנשים רגילים לעבוד עם ניירת, אך באמצעות מערכת ה LMS צפויה הפחתה משמעותית בכמות הניירת ובהדפסות. בלא מעט מקרים נתקלתי בארגונים שביקשו דו”חות חדשים, רק על מנת שיוכלו להדפיס אותם מחדש ולהמשיך לעבוד באופן ידני כפי שהיו רגילים לפני הטמעת מערכת ה LMS.

– העובדים יידרשו לבצע מעתה פעולות קיימות/נוספות באמצעות המחשב.

– לא מעט עובדים רגילים לעבוד בגיליונות אלקטרוניים כדוגמת Excel וטוב להם כך. מאידך, במקרים רבים מערכת מידע עובדת באופן שונה ויעיל יותר (תמיכה בתהליכים, שקיפות, אוטומציה וכו’).

על מנת שמערכת ה LMS תצליח ותיקלט בארגון, יש לבצע תהליכים ברמת כלל הארגון, כגון: מיתוג המערכת, קמפיין עליה לאוויר, מסיבת השקה ועוד שלל פעילויות שמטרתן להחליק את הכניסה של מערכת ה LMS לארגון.

10 .יועץ/צת כן או לא?

ההחלטה האם לעשות שימוש ביועצים הינה מורכבת: יש מגוון רחב של יועצים – חלקם מדהימים אך למרבה הצער חלקם הקטן שרלטנים שמוציאים שם רע למקצוע.

יש יועצים עם אג’נדה ברורה ויש כאלה ללא.

גם טווח העלויות משתנה מאוד בין היועצים, ויכול לנוע בין 20 ל 120 אלף ₪ לפרויקט הייעוץ.

צריך להבין גם מתי בתהליך תידרשו למעורבות של יועץ/צת: ברוב תהליכי הרכישה של מערכות למידה לא משולב יועץ/צת. ראיתי הרבה פרויקטים מוצלחים מאוד, שבוצעו ללא מעורבות יועצים וגם כמה מוצלחים מאוד שלוו/נוהלו על ידי יועצים.

במידה והחלטתם לשכור שירותי יועץ/צת, מומלץ שתקבלו חוות דעת מחברות אחרות שעבדו איתו/איתה (רצוי לקבל חוות דעת מארגונים הדומים לכם ובפרויקטים בעלי מאפיינים דומים לשלכם). נסו לזהות האם יש ליועץ/צת אג’נדה או לא (יש לדוגמא חברת ייעוץ מסוימת שתמיד ממליצה על אותו ספק LMS, ללא קשר לצרכי הארגון).

סיבה טובה לעשות שימוש ביועץ/צת נובעת מכך שבארגונים מסוימים, יועץ/צת טוב/ה יכול/ה להתוות תכנית עבודה מסודרת לחייב אתכם לעבוד לפי תכנית עבודה זו, לקצר לכם זמנים ולחייב אתכם להיות ממוקדים.

זהו לבינתיים, אשמח לקבל משובים, הערות, הארות, תוספות ותגובות בפרופיל הפייסבוק שלי.

עוד כמה ימים יצא הפוסט הבא שמדבר על בחירת המערכת המתאימה לארגון.

תודה

דר. טל נבו

אולי יעניין אותך

לשמיעה של הפרק באתר “לרנטק”, סיכום וקישורים רלוונטיים: https://www.learntech.co.il/podcast/pod19 ד”ר טל נבו מביא איתו נסיון רב שנים בעולם הלמידה. הדוקטורט שלו בוצע בטכניון, בנושא למידה מתוקשבת א-סינכרונית. בפרק נדבר על הנושאים הבאים: מהי מערכת ניהול למידה? האם למידה פרונטלית אפקטיבית יותר מלמידה א-סינכרונית? האם נדרשות בכלל מערכת כאלה בכל ארגון? חמשת עקרונות/פיטצ’רים מרכזיים שחייבים לשים […]

בתקופה האחרונה נתקלתי בארגונים רבים שמתקשים בתהליך העלייה לאוויר ובתחזוקה השוטפת של מערכת ה LMS שרכשו. הסיבה לכך היא נובעת בדרך כלל עקב בחירה שגויה של מערכת ה LMS ושל ספק המערכת. בפוסטים הקרובים אציין מספר כללים לגבי: עבודת ההכנה המקדימה. בחירת המערכת המתאימה ביותר לצורכי ארגון. בחירת הספק המתאים ביותר. כיצד לבצע תהליך הטמעה באופן מיטבי? […]

אני רוצה להזכיר לכם שהסיבה המרכזית שאני כותב את הפוסטים האלו הינה שביותר מידי מקרים בשנה האחרונה, ראיתי ארגונים שהתחילו בתהליך של הטמעת מערכת ונטשו את המערכת לאחר מספר חודשים, עקב אי התאמת המערכת לארגון ולצורת הפעולה שלו. בפוסט הנוכחי אדבר על תהליך בחירת מערכת ה LMS עצמה. בפוסטים, אני מפריד בין זהות מערכת ה […]

שלום לכולם,הפוסט הזה הינו המשך ישיר של הפוסט הקודם, שחולק לשניים עקב אורכו הרב. בפוסט הבא אכתוב על בחירת ה”שותף”, הנציג הישראלי, או החברה שמתאימה עבורכם את המערכת. כמו בפוסטים הקודמים, כך גם בפוסט הנוכחי, אני בעיקר רוצה לעודד אתכם לחשוב, לשאול שאלות, להבין וגם ובעיקר לגרום לכם לא לוותר לעצמכם. אם הפוסט הזה יסייע […]

שלום לכולם, בפוסט הזה אסקור את הנקודות החשובות לבחירת השותף. כיום קיימות בשוק מערכות LMS מסויימות, שאותן מסוגלות להטמיע כמה חברות שונות. הדילמה הינה במי מהן לבחור? גם במקרים בהם מדובר במערכות LMS להן יש רק נציג אחד או יצרן מערכת שמסוגל להטמיע אותן, חשוב להבין מה צריך לשאול, על מה להסתכל ובמה להבחין. ספק […]

שלום חברים וחברות, לאחר שהחלטנו ובחרנו במערכת הלמידה המתאימה לארגוננו, אחד האתגרים הגדולים הינו פרויקט הטמעת המערכת. * מטעמי נוחות, פוסט זה נכתב בלשון זכר, אך כמובן שמיועד עבור כולנו. הטמעת כל מערכת מידע בארגון הינה תהליך מורכב, קל וחומר מערכת ניהול למידה. כל מי שחושב שהטמעת מערכת למידה הינה במתכונת “זבנג וגמרנו”, שזה יהיה […]

שלום חברים וחברות, למי שלא קרא/ה, להלן קישור לפוסט הקודם: טיפים חשובים להצלחה בתהליך הטמעת מערכת ניהול למידה ארגונית – חלק א’ * מטעמי נוחות, פוסט זה נכתב בלשון זכר, אך כמובן שמיועד לכולנו. סיכון מספר 2: לא עומדים בזמנים, כי השוטף לוחץ. הלחץ מהעבודה השוטפת, גורם גם הוא לסיכון ניכר בפרויקט ההטמעה. ברוב הארגונים […]

שלום חברים וחברות, פוסט זה בא בהמשך לפוסטים הקודמים שפרסמתי. למי שלא קרא/ה, להלן קישור לפוסטים הקודמים:  טיפים חשובים להצלחה בתהליך הטמעת מערכת ניהול למידה ארגונית – חלק א’ טיפים חשובים להצלחה בתהליך הטמעת מערכת ניהול למידה ארגונית – חלק ב’ * מטעמי נוחות, פוסט זה נכתב בלשון זכר, אך כמובן שמיועד לכולנו. גורם סיכון […]

שלום חברים וחברות, פוסט זה בא בהמשך לפוסטים הקודמים שפרסמתי. למי שלא קרא/ה, להלן קישור לפוסטים הקודמים: טיפים חשובים להצלחה בתהליך הטמעת מערכת ניהול למידה ארגונית – חלק א’ טיפים חשובים להצלחה בתהליך הטמעת מערכת ניהול למידה ארגונית – חלק ב’ טיפים חשובים להצלחה בתהליך הטמעת מערכת ניהול למידה ארגונית – חלק ג’ * מטעמי […]

שלום לכולם, המציאות הקשה והמאתגרת שנכפתה על כולנו בעקבות משבר הקורונה, גרמה לגל עצום של חברות וארגונים לפנות אלי בשאלות ובבקשות עזרה וסיוע לפתרון טכני ללמידה ולעבודה מרחוק. כמעט כלל הגורמים שפנו אלי, שידרו מצוקה ובהלה, שנובעת מאי וודאות. יש נטיה חזקה לקבל החלטות מיידיות ולנסות להתמודד איכשהו עם המצב העגום, ללא תהליכי תכנון מסודרים. […]

השארו מעודכנים! החדשות האחרונות בתחום שיפור חווית המשתמש באמצעות ממשקים טובים יותר וכלים דיגיטליים.

תודה שהצטרפת!
המאמרים האחרונים שלנו יגיעו אליך