כללים מנחים לבחירת מערכת LMS – חלק ג’

שלום לכולם,
הפוסט הזה הינו המשך ישיר של הפוסט הקודם, שחולק לשניים עקב אורכו הרב.
בפוסט הבא אכתוב על בחירת ה”שותף”, הנציג הישראלי, או החברה שמתאימה עבורכם את המערכת.
כמו בפוסטים הקודמים, כך גם בפוסט הנוכחי, אני בעיקר רוצה לעודד אתכם לחשוב, לשאול שאלות, להבין וגם ובעיקר לגרום לכם לא לוותר לעצמכם. אם הפוסט הזה יסייע לכם לקבל החלטות מושכלות ולהימנע מקיבעון מחשבתי – עשיתי את שלי!
לפני כמה ימים, יצא לי לבקר ארגון מסוים, שהחליף לא מזמן מערכת LMS לאחר שלא היה מרוצה ממערכת קודמת שהייתה לו. ואולם, גם עכשיו הוא לא מרוצה – לא משתמש במערכת החדשה ולא מבין איפה הוא טעה.
שאלתי אותם שתי שאלות: האם הם הכינו רשימת תהליכים עסקיים שהם צריכים לנהל במערכת? האם התנסו במערכת לפני שרכשו, וניסו לממש במסגרתה את התהליכים העיסקיים שלהם?
תשובתם הייתה כן לשאלה הראשונה ולא לשאלה השנייה, מכיוון שהספק הבטיח להם שהכל עובד אצלו ואף הדגים להם תצלומי מסך בשקפים.
מה שמוביל אותי, שוב, לאמירה שכתבתי בפוסט הקודם: תעשו פיילוט ותבינו איך המערכת מתנהלת. תרגישו אותה בידיים, תשקיעו 4-5 שעות וממש תתנסו ותבינו את המערכת.

1.בשלות המערכת:
מערכות LMS נמצאות ברמות בשלות שונות:
מערכת חדשה (עד 5 שנים בשוק ועד 50 לקוחות לערך), ככל הנראה, לא התמודדה עם מספיק בעיות ואתגרים אצל לקוחות, עדיין תסבול ממחלות ילדות, מחוסרים של פיצ’רים חשובים, מתמיכה מועטה באינטגרציה עם מערכות אחרות, בחוסר יכולת להתמודד עם בעיות שיש לורטיקל השוק הספציפי שלכם ומעוד הרבה בעיות שמאפיינות מערכות חדשות.
– יתרונן הוא לעיתים בעלות מאוד זול ומפתה.
עליכם להחליט האם אתם מוכנים לקחת את הסיכון והאם הצרכים והארגון שלכם מתאימים לעבודה בצורה הזו?

2.ניסיון וכמות לקוחות בשוק הישראלי, לאורך זמן:
לא אחדש לכם באמירה שהשוק הישראלי הוא שוק מאוד מורכב, קשה, בלתי צפוי ושונה מאוד משווקים אחרים. הוא גם קטן יחסית לשווקים רבים ברחבי העולם.
הרבה שחקנים בינלאומיים ניסו ומנסים להיכנס לשוק. במהלך נסיונות החדירה לשוק הישראלי, הם משקיעים הרבה הרבה כסף, אך לא פעם גם נכשלים.
כולנו זוכרים את הניסיון של חברת סטארבקס בישראל – מה שמצליח בענק בעולם, חווה כישלון מהדהד בישראל (מעניין מה יקרה עם נסיון הכניסה הנוכחי של חברת Amazon לישראל).
התופעה הזו מתרחשת גם בשוק של ה LMS. היות והחלטתי שלא להזכיר בפוסט הזה שמות של חברות, לטובה או לרעה, אז לא אזכיר, אבל יש לפחות 3 חברות-ענק מחו”ל שניסו להיכנס לשוק הישראלי, ביצעו פרויקטים בודדים (חלקן עשו אפילו מעל עשרה פרויקטים), בדרך כלל במחירי חדירה, ולאחר מכן התקפלו ונטשו את השוק הישראלי.
בראיה רטרוספקטיבית, צריך לבחון:

  • מהי היתה רמת המחויבות של יצרן המערכת?
  • האם היצרן הבין את המורכבות של השוק הישראלי?
  • כמה לקוחות כבר יש ליצרן בשוק המקומי?
  • האם אתם אחד מעשרת הלקוחות הראשונים שלו ?

3.לאיזה ורטיקל שוק וגודל ארגון תוכננה המערכת:
כל איש מכירות ממולח של מערכת LMS יספר לכם שהמערכת שלו מוכוונת לכל ורטיקל שוק אפשרי ולכל גודל ארגון (אני בטוח שתיכף תראו את זה בתגובות לפוסט…), אך אל תיפלו שולל: ישנן מספר מועט מאוד של מערכות שיכולות להתאים לכל סוג וגודל של ארגון. ברוב המקרים מערכת למפעל יצרני לא תתאים לחברת ביטוח ולא תתאים לחברות שמפעילות מוקדים טלפוניים.
לכל ורטיקל שוק יש צרכים אחרים, רגולציה שונה ומיקוד ייחודי משלו.
באותו האופן, מערכת לחברת יצור גלובלית המונה 20,000 עובדים, תהיה גדולה מידי עבור מפעל מקומי המונה 300 עובדים ומערכת שמתאימה לסוכנות ביטוח של 300 עובדים לא תתאים בהכרח לחברת ביטוח של 5,000 עובדים.

  • הדרך הקלה והדי בטוחה היא לעשות בדיקה מקדימה:
    תבקשו לקבל שמות של ממליצים מהורטיקל המסוים ובגודל שלכם, שמשתמשים ביכולות הנדרשות לכם, ומנהלים תהליכים דומים שאתם רוצים להטמיע (בהמשך ארחיב עוד על התהליך מול הממליצים).

4.Trends and Buzzwords:
אנשי מכירות מיומנים יקפידו לזרוק לכם Trends and Buzzwords וינסו להלהיב אותכם ביכולות מתקדמות. זה אולי יישמע לכם מאוד מקצועי וגם מאוד ייתכן שזה ייראה טוב, אבל בסופו של יום – יכול מאוד להיות שתרכשו יכולות שאתם לא בהכרח צריכים.
כמו כן, בדרך כלל מדובר באפשרויות שעלולות להעלות את מחיר מערכת ה LMS, או לתת “יתרון יחסי” ליצרן כזה או אחר, ללא הצדקה אמיתית.
אתם תשמעו משפטי מכירה כגון: “יש לנו gamification, socialization, big data, machine learning, LXP, AI, וכו’ “. מכיוון שלא תרצו להיתפס כ”לא מקצועיים”, תהנהנו בראשכם, תשדרו הבעה כאילו שאתם מבינים הכל ו…תקנו.
ברוב המכריע של המקרים, אתם לא תצטרכו את היכולות הללו והן לא יספקו לארגון שלכם לכם ערך אמיתי.
במקרים אחרים, אנשי המכירות סתם יזרקו לחלל האוויר מונחים מקצועיים מפוצצים, ללא כיסוי.
אני יכול לתת לכם הרבה דוגמאות על Buzzwords שונים שציינתי פה, אך אתמקד ב gamification:
משחוק… זה נחמד, זה נראה טוב, זה מדליק, זה שובר שיגרה, אבל זה לא יעיל ללא תהליך ארגוני מוסדר מאחוריו. תהליכי משחוק גם לא יתרמו לארגון באם לא תהיה עבודת צוות טובה ומנהלים שמכילים את העובדים שלהם.
ומידה ורוצים להטמיע ולתחזק באופן שוטף תהליכי משחוק בארגון, צריך להשקיע בעניין משאבים רבים לאורך זמן, מכיוון שהעובדים עלולים להשתעמם מזה מהר ואז כל העניין עלול להיות סתם טרחני ולהשיג את האפקט ההפוך.
לכן, כשאתם נתקלים ב Buzzwords, תמיד תשאלו את עצמכם:

  • האם אני באמת צריך את זה?
  • האם זה יעבוד אצלי בארגון?
  • האם זה ישפר את הביצועים בארגון שלי?
  • האם אוכל לשמר את זה לאורך זמן?

תזכרו גם שלרוב הטרנדים וה Buzzwords, קיימות כבר כיום בשוק מערכות שיכולות להתממשק עם ה LMS הקיים בארגון, כך שגם אם אתם חושבים שתצטרכו בעתיד יכולת טרנדית כזו או אחרת, רוב הסיכויים שתוכלו לממשק אותה ללא בעיה.

5.איסתרא בלגינה קיש קיש קריא:
אתם עלולים להיתקל במערכות LMS עם עיצוב מדהים, מסכים מעוצבים לעילא ולעילא ומיתוג מהמם, אך אין בהן ממש מבחינת התמיכה בתהליכים העסקיים שלכם.
נתקלתי בכמה ארגונים שהזמינו מערכת כי “ה Dashboard נראה מדהים! איזה יופי של הצגת נתונים! איזה ניתוח!”, אך מאידך, התמיכה בתהליכים העסקיים שלהם הייתה חלקית מאוד ויכולות הניתוח של המידע התבססו על עבודה ידנית רבה שנדרש לבצע.
אינני מזלזל בעיצוב ובנראות המערכת, אך ראשית חכמה יש לבחון כיצד המערכת תיתן מענה לתהליכים הארגוניים שלכם.
אולי זה נראה נהדר שהמערכת תציג לכם בגרף מגניב שבאינטראקציה מסויימת בלומדה היה טרנד כזה וכזה במענה הלומדים, אך אם היא לא מאפשרת למנהל לתת לעובד לעשות את הלומדה או לחבר את העובד ללומדה באופן אוטומטי, אין ערך להצגת הנתונים ולניתוחם.

6.אפיון / רשימת פיצרים ויכולות:

אל תתעצלו ותכינו מפרט מסודר. זה לא צריך להיות עבודת דוקטורט – גם טבלה פשוטה שתכיל את הנושא ואת היכולת הנדרשות, היא מספיק טובה. לפני הכל, תזכרו שהמפרט הזה הוא טוב עבורכם. הוא ימקד אותכם בצורך שלכם ובכך ישפיע על כל תהליך קבלת ההחלטה שלכם במעלה הדרך.

  • תשלחו את המפרט לספקים הפוטנציאלים של מערכות LMS.
  • תבקשו מהם לציין הערכת תאימות לכל צורך. תגדירו שנדרש ציון בסקאלה שבין 0 ל 5, כאשר 0 מציין שאין תאימות, 1 עבור תאימות נמוכה ו 5 עבור תאימות גבוהה. תדרשו לקבל הסבר קצר על כל שורה וגם, במקרים מסוימים, גם צילום מסך.
  • מדובר בכלי עזר מצוין עבורכם, גם לשם בחירת המערכת וגם עבור שלב ההטמעה. לא פחות חשוב – זה יסייע לכם להבין האם הספק הפוטנציאלי מבין את הצרכים והטרמינולוגיה שלכם.
  • והנה עוד טיפ קטן עבורכם: במידה ותקבלו מספק מסוים רק ציוני 5, תוכלו להבין שמורחים אותכם, כי אף אחד לא מושלם וכמעט שאין בנמצא מערכת שמתאימה ב 100% לצרכי הלקוח.
  • תנסו להבין לפי המסמך מהן החוזקות ומהן החולשות של כל מערכת והאם המערכת מוכוונת לצרכים שלכם (לעניין הזה, אני מכין רשימת תיוג מסודרת שאותה אפרסם בהמשך).

7.מודולריות תפעולית ותימחורית של מערכת ה LMS:
עליכם לבדוק:

  • האם המערכת מודולרית?
  • האם יהיה ניתן להוסיף אליה עוד יכולות בעתיד?
  • האם ניתן להסתיר יכולות שלא משתמשים בהם כיום? לדוגמא אם כיום אתם לא מבצעים בארגון שלכם תהליך של הרשמה עצמית לקורסים, עדיף שלא תראו את הסעיפים והשדות שקשורים להרשמה עצמית בעת בניית ועריכת הקורס.
  • מה כרוך בהוספת יכולות, מבחינת זמן המתנה, מבחינת תשלום נוסף, מבחינת עדכון גרסה, מבחינת השבתה נדרשת של המערכת, וכו’ וכו’.
  • האם היכולות העתידיות הנוספות, מופעלות בהתאם לאותה שפה העיצובית, התפעולית והאינטגרטיבית של המערכת, או שלמעשה מדובר במערכת נוספת ש”תפרו” אותה למערכת הקיימת לצורך העניין?
  • האם תוכלו להפסיק להשתמש ביכולות שרכשתם, שכבר אין לכם צורך בהן, ולהפסיק לשלם עליהן לספק המערכת?

8.גמישות המערכת:
במקרים רבים, ולא משנה כמה התכוננתם ותכננתם מראש, יהיו תהליכים עסקיים שלא חשבתם עליהם עד הסוף. לדוגמה: תרצו לממשק את מערכת ה LMS שרכשתם לעוד מערכות או לעוד נתונים, או שעצם זה שיש ברשותכם סוף-סוף מערכת LMS, יגרום לכם לרצות להוסיף עוד תהליכים חשובים במהלך העלייה לאוויר.
במקרים כאלו, אתם עלולים לגלות שנדרשים פיתוחים נוספים על מנת להתאים את המערכת לצורך העסקי שלכם. כאן מאוד חשוב שתבדקו עד כמה המערכת גמישה ומאפשרת את התוספות, עד כמה היצרן גמיש לבקשות אלה ומה זמני התגובה שלו.

9.רמות המחיר:
איכות עולה כסף, על אחת כמה וכמה במערכות מידע.
מערכת מידע כוללת הרבה פונקציות ותהליכים שפועלים מאחורי הקלעים ומוודאים שהמערכת תיטען מהר, תהיה בטוחה ונוחה למשתמש, תשמור על הנתונים, תעבוד כפי שמצופה ממנה, תציג נתונים אמיתיים, תתמוך באוטומציה של תהליכים רבים ועוד הרבה שיפורים שאתם לא חשופים אליהם.
במידה וקיבלתם מחיר שהוא זול באופן משמעותי, העניין חשוד… עליכם לבדוק את הסיבות לכך:

  • יכול להיות שמדובר במחיר חדירה – המערכת חדשה בשוק והספק שלה נואש ללקוחות בכל מחיר?
  • אולי מדובר בחברת סטרטאפ שצריכה להציג למשקיעים שלה “לקוחות משלמים”?
  • או אולי המערכת פשוט לא איכותית?
    גם כאן, הייתי ממליץ לבדוק עם ממליצים מארגונים אחרים שעובדים עם המערכת המסויימת שבמחיר זול, עד כמה הם מרוצים מהשרות לאורך זמן?
    עקרונית, אין כל בעיה עם הסיבות שמניתי לעיל, כל עוד אתם מקבלים, מבינים ויודעים להתנהל איתן.

10.תמחור:
כיום קיימות בשוק שיטות רבות לתמחור.
לא אמנה אותן כאן.

  • עליכם לעשות שקלול עלות מול תועלת ועלות לאורך זמן, ותראו מה יותר מתאים לכם.
  • באם מדובר בתשלום תקופתי, עליכם לוודא שיש לכם נקודות יציאה מהחוזה.
  • תוודאו שהשירות יישאר אותו הדבר לאורך חיי ההסכם.
  • תוודאו מה יקרה מבחינת התמחיר, במצבים של גידול או קיטון בכמות המשתמשים?
  • באם מדובר בתשלום תקופתי – מתי יש העלאות מחיר (אם בכלל)?

11.ממליצים:
למרות שציינתי כבר את הצורך בממליצים, אני רוצה להרחיב:
אתם לא הראשונים שרוכשים ומטמיעים מערכת LMS בארגון… הרבה מאוד עברו את התהליך הזה. חלקם התנסה בתהליך בכמה ארגונים וחלקם אפילו כמה פעמים באותו הארגון. יש המון מה ללמוד מניסיונם של ארגונים אחרים. לכן:

  • צאו מהמשרד החמים שלכם ותפגשו עם ממליצים שעושים כיום מה שאתם רוצים לעשות במערכת ה LMS, גם אם זה אומר שאתם צריכים לנסוע מבאר שבע לקריית שמונה.
  • תראיינו, תשאלו את השאלות, ותבררו איתם: מה נקודות החוזק? איך ומה וכמה השרות שמתקבל מספק המערכת? מה רמת הגמישות? מהי שביעות הרצון הכללית? מה רמת האמינות של המערכת? ממה אתם לא מרוצים? איך עבר פרויקט ההטמעה? כיצד מתנהלת התקשורת מול הספק? האם יש אפשרות לביצוע אסקלציה במקרים של אי שביעות רצון? מי האדם הבכיר ביותר שאליו אתם יכולים להגיע אצל ספק מערכת ה LMS, באם יש בה בעיות?

12.גירושין:
כמו בכל משפחה, גירושין ופרידה זה משהו שעלול להתרחש וצריך לתכנן את זה מראש, כבר משלב ההתקשרות ובחינת המערכת.
אז מה צריך לבחון?

  • האם תוכלו לקבל בקלות את כל נתוני הביצועים, ההשתתפות וההסמכות בפשטות ובאופן עצמאי?
  • האם ניתן לייצא את כל השאלונים? – עמידה של המערכת בתקן QTI מבטיחה לכם שתוכלו לייצא את השאלונים לפורמט שמובן על ידי מערכות אחרות.
  • האם ניתן לייצא את הלומדות בפורמט SCORM או TIN CAN?
  • עליכם לסכם עם ספק מערכת ה LMS, אחרי כמה מתחילת השימוש במערכת, יתאפשר לכם להוציא ממנה נתונים?
    בנושא הזה, אני ממליץ לכם בחום לבצע ניסוי יצוא של המידע הנדרש בפורמט הנדרש, כחלק מתהליך בחינת מערכת ה LMS.

זהו לבינתיים, אשמח להערות ותגובות.
בשבוע הבא אפרסם פוסט שידון בספק המערכת.
יהיה מעניין…

אולי יעניין אותך

לשמיעה של הפרק באתר “לרנטק”, סיכום וקישורים רלוונטיים: https://www.learntech.co.il/podcast/pod19 ד”ר טל נבו מביא איתו נסיון רב שנים בעולם הלמידה. הדוקטורט שלו בוצע בטכניון, בנושא למידה מתוקשבת א-סינכרונית. בפרק נדבר על הנושאים הבאים: מהי מערכת ניהול למידה? האם למידה פרונטלית אפקטיבית יותר מלמידה א-סינכרונית? האם נדרשות בכלל מערכת כאלה בכל ארגון? חמשת עקרונות/פיטצ’רים מרכזיים שחייבים לשים […]

בתקופה האחרונה נתקלתי בארגונים רבים שמתקשים בתהליך העלייה לאוויר ובתחזוקה השוטפת של מערכת ה LMS שרכשו. הסיבה לכך היא נובעת בדרך כלל עקב בחירה שגויה של מערכת ה LMS ושל ספק המערכת. בפוסטים הקרובים אציין מספר כללים לגבי: עבודת ההכנה המקדימה. בחירת המערכת המתאימה ביותר לצורכי ארגון. בחירת הספק המתאים ביותר. כיצד לבצע תהליך הטמעה באופן מיטבי? […]

אני רוצה להזכיר לכם שהסיבה המרכזית שאני כותב את הפוסטים האלו הינה שביותר מידי מקרים בשנה האחרונה, ראיתי ארגונים שהתחילו בתהליך של הטמעת מערכת ונטשו את המערכת לאחר מספר חודשים, עקב אי התאמת המערכת לארגון ולצורת הפעולה שלו. בפוסט הנוכחי אדבר על תהליך בחירת מערכת ה LMS עצמה. בפוסטים, אני מפריד בין זהות מערכת ה […]

שלום לכולם,הפוסט הזה הינו המשך ישיר של הפוסט הקודם, שחולק לשניים עקב אורכו הרב. בפוסט הבא אכתוב על בחירת ה”שותף”, הנציג הישראלי, או החברה שמתאימה עבורכם את המערכת. כמו בפוסטים הקודמים, כך גם בפוסט הנוכחי, אני בעיקר רוצה לעודד אתכם לחשוב, לשאול שאלות, להבין וגם ובעיקר לגרום לכם לא לוותר לעצמכם. אם הפוסט הזה יסייע […]

שלום לכולם, בפוסט הזה אסקור את הנקודות החשובות לבחירת השותף. כיום קיימות בשוק מערכות LMS מסויימות, שאותן מסוגלות להטמיע כמה חברות שונות. הדילמה הינה במי מהן לבחור? גם במקרים בהם מדובר במערכות LMS להן יש רק נציג אחד או יצרן מערכת שמסוגל להטמיע אותן, חשוב להבין מה צריך לשאול, על מה להסתכל ובמה להבחין. ספק […]

שלום חברים וחברות, לאחר שהחלטנו ובחרנו במערכת הלמידה המתאימה לארגוננו, אחד האתגרים הגדולים הינו פרויקט הטמעת המערכת. * מטעמי נוחות, פוסט זה נכתב בלשון זכר, אך כמובן שמיועד עבור כולנו. הטמעת כל מערכת מידע בארגון הינה תהליך מורכב, קל וחומר מערכת ניהול למידה. כל מי שחושב שהטמעת מערכת למידה הינה במתכונת “זבנג וגמרנו”, שזה יהיה […]

שלום חברים וחברות, למי שלא קרא/ה, להלן קישור לפוסט הקודם: טיפים חשובים להצלחה בתהליך הטמעת מערכת ניהול למידה ארגונית – חלק א’ * מטעמי נוחות, פוסט זה נכתב בלשון זכר, אך כמובן שמיועד לכולנו. סיכון מספר 2: לא עומדים בזמנים, כי השוטף לוחץ. הלחץ מהעבודה השוטפת, גורם גם הוא לסיכון ניכר בפרויקט ההטמעה. ברוב הארגונים […]

שלום חברים וחברות, פוסט זה בא בהמשך לפוסטים הקודמים שפרסמתי. למי שלא קרא/ה, להלן קישור לפוסטים הקודמים:  טיפים חשובים להצלחה בתהליך הטמעת מערכת ניהול למידה ארגונית – חלק א’ טיפים חשובים להצלחה בתהליך הטמעת מערכת ניהול למידה ארגונית – חלק ב’ * מטעמי נוחות, פוסט זה נכתב בלשון זכר, אך כמובן שמיועד לכולנו. גורם סיכון […]

שלום חברים וחברות, פוסט זה בא בהמשך לפוסטים הקודמים שפרסמתי. למי שלא קרא/ה, להלן קישור לפוסטים הקודמים: טיפים חשובים להצלחה בתהליך הטמעת מערכת ניהול למידה ארגונית – חלק א’ טיפים חשובים להצלחה בתהליך הטמעת מערכת ניהול למידה ארגונית – חלק ב’ טיפים חשובים להצלחה בתהליך הטמעת מערכת ניהול למידה ארגונית – חלק ג’ * מטעמי […]

שלום לכולם, המציאות הקשה והמאתגרת שנכפתה על כולנו בעקבות משבר הקורונה, גרמה לגל עצום של חברות וארגונים לפנות אלי בשאלות ובבקשות עזרה וסיוע לפתרון טכני ללמידה ולעבודה מרחוק. כמעט כלל הגורמים שפנו אלי, שידרו מצוקה ובהלה, שנובעת מאי וודאות. יש נטיה חזקה לקבל החלטות מיידיות ולנסות להתמודד איכשהו עם המצב העגום, ללא תהליכי תכנון מסודרים. […]

השארו מעודכנים! החדשות האחרונות בתחום שיפור חווית המשתמש באמצעות ממשקים טובים יותר וכלים דיגיטליים.

תודה שהצטרפת!
המאמרים האחרונים שלנו יגיעו אליך