כללים מנחים לבחירת מערכת LMS – חלק ד’

שלום לכולם,
בפוסט הזה אסקור את הנקודות החשובות לבחירת השותף.
כיום קיימות בשוק מערכות LMS מסויימות, שאותן מסוגלות להטמיע כמה חברות שונות.
הדילמה הינה במי מהן לבחור? גם במקרים בהם מדובר במערכות LMS להן יש רק נציג אחד או יצרן מערכת שמסוגל להטמיע אותן, חשוב להבין מה צריך לשאול, על מה להסתכל ובמה להבחין.
ספק המערכת הוא הגורם המשמעותי ביותר להצלחת הפרויקט שלכם. עליו יקום וייפול הפרויקט ויש לו השפעה ישירה על הכמות ועל אופי השימוש במערכת ה LMS. קשה להפריז בחשיבות שיש לספק המערכת. אני יכול להבטיח לכם בקלות ש”מערכת מעולה עם ספק גרוע תיכשל ומערכת בינונית עם ספק מעולה תצליח”.
כמובן שתמיד תשאפו לקבל מערכת מעולה, עם ספק מצוין 🙂
לפני שמתחילים, אני שוב רוצה להזכיר לכם:
הפוסטים הללו הינם קווים מנחים בלבד, ותפקידם לעודד אתכם להיות מקצוענים ולשאול את השאלות הנכונות את הלקוחות/ספקים שלכם, אך בעיקר את עצמכם.
גם במידה והחלטתם “לוותר” על נושא מסויים שמצויין בסקירה, חשוב שתדעו מהו הסיכון שאתם לוקחים, כך שתוכלו לבצע ניהול סיכונים איכותי.

1.הליך המכירה:
הליך המכירה עצמו מול הספק, מסוגל לספק אינדיקציות מעולות בכדי לבדוק את מהימנות, מקצועיות וצורת העבודה של הספק.

  • איש/אשת המכירות אומר לכם “כן”, “אין בעיה”, “יהיה בסדר”? – עבורכם זה תמרור אזהרה ראשון. תמיד יהיו אי התאמות קטנות או גדולות בין הציפיה של הארגון לבין מערכת ה LMS שמציע הספק, וזה בסדר ומקובל שיש אי התאמה מסוימת, כל עוד מודעים וחשופים אליה.
  • איש/אשת המכירות מדבר סרה על ספקים מתחרים? – תבינו שזה סממן לתרבות ארגונית קלוקלת… מעבר לבעייתיות מבחינה אתית, מדובר בטכניקה ידועה של אנשי מכירות מסוג מסוים, שמעדיפים לבזבז זמן על הכפשות מתחרים במקום להציג את יתרונות המערכת שלהם, מכיוון שהמערכת שלהם לא הכי טובה. אל תיגררו לרכילויות ותשתדלו להתמקד בהבנת יכולות המערכת המוצעת.
  • במידה ותיתקלו בבעיות של חוסר אמינות בהליך המכירה, אזי קיים סיכוי סביר שתיתקלו בבעיות חוסר אמינות גם במהלך תהליך ההטמעה ובעבודה השוטפת.

2.שקיפות:
הספק חייב לנהוג בשקיפות מלאה איתכם בכל מה שהוא מספק, בכל מה שהוא לא מספק, בכמה יעלו לכם תוספות ידועות מחר או בעוד בעתיד.
במידה ותקבלו מאיש/אשת המכירות הצעה מורכבת או פשטנית מידי – ייתכן שזה בכוונה ושמישהו מנסה “לערבב” אותכם, או שזה נובע מחוסר מקצועיות.
הצעת המחיר חייבת להיות ברורה. אתם אמורים להבין אותה בקלות ולדעת:

  • מה תקבלו ומה לא תקבלו במסגרת ההתקשרות?
  • מה יהיה מבנה העלויות שלכם?
  • מה יהיה התשלום התקופתי שלכם ומתי תידרשו לתשלומים חד פעמיים?
    מאוד חשוב שתבינו מה לא כלול בהצעה, אתם לא רוצים למצוא את עצמכם מוסיפים עוד ועוד תשלומים שלא צפיתם אותם.

3.ניסיון הספק במערכת ה LMS, במיוחד בשוק הישראלי:
פרויקט הטמעה בישראל, שונה מפרויקטי הטמעה במדינות אחרות.
עליכם להבין היטב:

  • מהו ניסיון הספק בהטמעה ובתמיכה?
  • בכמה מערכות הוא תומך בו זמנית?
  • כמה מערכות הוא העלה לאוויר?
  • האם הספק מכיר את המערכת על בוריה?
  • האם ידע לספק לכם work around פשוטים ליכולות שעל פניו לא קיימות במערכת?
  • האם הספק התנסה בהקמת ממשקים מורכבים עם מערכות שכר בישראל (סיוט ידוע לכשעצמו)?
  • תנסו להבין: מהי רמת המחויבות של ספק המערכת כלפיכם?
  • האם עבור הספק מדובר בעיסוק העיקרי, או שהוא עושה במקביל דברים רבים וזה מבחינתו “על הדרך”?
  • מהו גודלו ואיכותו של הצוות שמוקדש לתחום על ידי הספק?
  • כמה לקוחות קיימים יש לספק? האם אתם תהיו אחד מעשרת הלקוחות הראשונים שלו בארץ?
    תזכרו שבמהלך השנים האחרונות היו בארץ כמה וכמה ספקים ש”התאדו” או שהחליפו עיסוק עיקרי והשאירו את לקוחותיהם לא מסופקים.

4.ניסיון הספק עם ארגונים דומים לכם:
חשוב מאוד שלספק שלכם יהיה ניסיון שבעולמות התוכן שאתם צריכים.
ורטיקלי שוק שונים מתנהגים באופן שונה וקיים הבדל מהותי בין מערכת שמתאימה לארגון קטן ומערכת שמתאימה לארגון גדול, בין מפעל יצרני לחברת הייטק ובין חברת ביטוח לבית חולים.
כפי שכתבתי בעבר , דרך קלה עבורכם לבדוק את העניין, הינה לבקש מהספק ממליצים מורטיקל השוק המסוים שלכם, ובגודל ארגון כמו שלכם, שמשתמשים ביכולות דומות ומנהלים תהליכים דומים, אותם תרצו להטמיע.

5.מקור הרווח של הספק:
מדובר בנקודה חשובה שעליכם לבדוק, על מנת להבין ומה לצפות מהספק.
נסו להבין ממה הספק ירוויח בהתקשרות מולכם?

  • במידה והספק מרוויח רק ממכירת רישיונות השימוש:
    הספק עלול להקדיש את מיטב מרצו לעניין הגדלת מספר המשתמשים שתרכשו ו/או לגרום לכם לרכוש כמה שיותר יכולות.
  • במידה והספק מרוויח רק ממכירת שירותים מקצועיים:
    סביר מאוד שעבור הספק המערכת היא רק ה”רגל בדלת” שלכם והוא ישאף להרוויח גם ממכירת שירותים מקצועיים נוספים, כגון הגדלת היקף פרויקט ההטמעה, יצירת תכנים/לומדות, ומכירת עוד שירותי יעוץ כאלו ואחרים.

6.איתנות הספק:
אני חושב שזה מובן מאליו, ובכל זאת:
כפי שתבצעו בדיקה לקבלן שיפוצים לפני שתכניסו אותו לביתכם ובדך כלל גם תבקשו ממנו ערבות, כך גם פה זה צורך חשוב ומהותי.
עליכם לבדוק את איתנות הספק מבחינה כלכלית.
קבלת ערבות מהספק פה לא באמת תעזור לכם – המטרה שלכם אינה קבלת פיצוי, אלא שתהיה לכם מערכת שותף מוצלחים, שילכו ביחד איתכם דרך ארוכה. את כאב הראש שיהיה לכם בעקבות קריסת הפרויקט, שום ערבות לא תוכל להפחית.
עצתי לכם פה: במידה ואתם חוששים מאיתנות הספק, תעברו הלאה.

7.שותפות לדרך:
כל הספקים יבטיחו לכם שהם יהיו שותפים טובים שלכם, אך פה צריך גםto walk the talk ולצורך שותפות אמיתית צריך שני צדדים.
לכן: תשקיעו ביחסים מול הספק:
אל תדרשו. תבקשו…
אפשר ורצוי גם לפרגן מידי פעם לספק. מהר מאוד אתם תבינו האם בצד השני יש לכם פרטנר אמיתי.
האמינו לי שבמידה ותצליחו להגיע למצב של תחושת שותפות ומחויבות של שני הצדדים, תתקבל סינרגיה מלאה בפרויקט וכולכם תצאו מורווחים.

8.תמיכה ורמת שירות:
עליכם לבדוק – מי יספק לכם את התמיכה לאחר ביצוע ההטמעה?

  • האם זו החברה שמייצרת את מערכת ה LMS, או זה הספק שהטמיע אותה?
  • האם יש תמיכה בשפה העברית?
  • מה שעות מוקד התמיכה?
  • מה גודל צוות התמיכה?
  • למי עושים אסקלציה שיש צורך בתיקון קוד המוצר?
  • האם קריאות השירות מתועדות, כך שיתאפשר לדעת מתי ואיך טופלה קריאת השירות?
  • מה הניסיון של צוות התמיכה?
  • האם צוות התמיכה ידעו לתת לכם work around כשצריך?

9.תכנית הטמעה:
הספק צריך לתת לכם תמונה מדוייקת ומידע על מה תהליך ההטמעה:

  • מהי תכנית העבודה ומהן אבני הדרך ולוחות הזמנים?
  • האם יש מתודולוגיה מסודרת לתהליך ההטמעה?
  • האם נעשה שימוש בכלי לניהול פרויקטים במהלך תהליך ההטמעה?
  • מה גודל הצוות שמשתתף בתהליך ההטמעה? בקשו לקבל מידע על הניסיון והוותק של אנשי צוות ההטמעה מטעם הספק.
  • תשאלו לקוחות שהטמיעו מערכת עם הספק – איך עבר פרויקט ההטמעה איתו?

10.נקודות כשל אפשריות:
עליכם לבדוק עם הספק היכן הכאבים, איפה יכולות לצוץ בעיות ומה נקודות הכשל העיקריות?
במידה והספק יאמר לכם שאין כאלה או שהוא לא ימצא לפחות 5 בעיות פוטנציאליות ברמת חומרה בינונית וגבוהה, שחלקן תלויות בו: אל תאמינו לו!
בעשרים השנים האחרונות הייתי שותף להטמעת מערכות שונות ורבות בארגונים מכל הסוגים ומכל הגדלים, ותמיד היו נקודות כשל פוטנציאליות שחלקן אכן התרחשו בפועל.
בכל מקרה, תשאלו את הממליצים שלכם אילו בעיות היו ואיך הם התגברו עליהם?

11.קשר אישי:
הצלחת הטמעת מערכת ה LMS, יכולה לקום וליפול גם על טיב היחסים הבין-אישיים.
תיפגשו עם האנשים שמיועדים לעבוד איתכם במהלך פרויקט ההטמעה ולאחר מכן במהלך התמיכה השוטפת. תכירו אותם, תראו אם נוח לכם ואתם “זורמים” איתם. תבינו מה הגישה והסגנון שלהם ותנסו להבין אם גישתם המקצועית תואמת לזו שלכם.
במידה ולא מתאים לכם, אל תתביישו ותבקשו מהספק שיחליף לכם את איש הקשר או הרפרנטים שיעבדו מולכם.

12.מקצוענות:
לאחר שתבצעו את הסינון הראשוני בהתאם לכל הסעיפים הקודמים, תתמקדו ברמת המקצוענות. מקצוענות הינה סוגיה קריטית עבורכם. אתם חייבים לדעת שהשותף שאיתו תעבדו יהיה מקצוען, יודע את העבודה ואיתו תוכלו להגיע להצלחה.
איך תזהו רמת מקצוענות גבוהה?
תילי-תילים של מחקרים ומאמרים בוצעו ופורסמו בנושא.

  • יש כאלו שגורסים שמקצוענים אמיתיים יורדים לרמת הפרטים הקטנים והופכים כל אבן (ההפך מגישת ה”יהיה בסדר” הישראלי).
  • אחרים מתמקדים דווקא ביכולות הגמישות המחשבתית והתפעולית של ה”שותף”, שתאפשר לו להתמודד עם מצבים בלתי מתוכננים.
  • ויש גם כאלה שיפנו את נקודת מבטכם למוניטין המקצועי של הארגון שממנו מגיע השותף הפוטנציאלי שלכם – ארגונים מסוימים נתפסים כבעלי רמה מקצועית גבוהה, ועל כן סביר ששותף מטעמם יהיה בעל אותו “DNA” של מקצוענות.
    גם פה, אם אתם לא בטוחים תדברו עם ממליצים ותשאלו אותם על רמת המקצוענות של הספק.

אני רוצה לציין שוב שאשמח לתגובות ענייניות שלא מציינות או רומזות על שמות של מערכות, ספקים או יצרנים.
הפוסט הבא שאפרסם ידבר על ההסכם שאתם צריכים לגבש עם ספק מערכת ה LMS ומה צריך להיות בו.
לצערי מדובר בנושא שלא פעם נוטים לזלזל בו והרבה צרות, כאבי לב וכאבי ראש לשני הצדדים, יכולים להימנע כשמגובש הסכם טוב.

אולי יעניין אותך

לשמיעה של הפרק באתר “לרנטק”, סיכום וקישורים רלוונטיים: https://www.learntech.co.il/podcast/pod19 ד”ר טל נבו מביא איתו נסיון רב שנים בעולם הלמידה. הדוקטורט שלו בוצע בטכניון, בנושא למידה מתוקשבת א-סינכרונית. בפרק נדבר על הנושאים הבאים: מהי מערכת ניהול למידה? האם למידה פרונטלית אפקטיבית יותר מלמידה א-סינכרונית? האם נדרשות בכלל מערכת כאלה בכל ארגון? חמשת עקרונות/פיטצ’רים מרכזיים שחייבים לשים […]

בתקופה האחרונה נתקלתי בארגונים רבים שמתקשים בתהליך העלייה לאוויר ובתחזוקה השוטפת של מערכת ה LMS שרכשו. הסיבה לכך היא נובעת בדרך כלל עקב בחירה שגויה של מערכת ה LMS ושל ספק המערכת. בפוסטים הקרובים אציין מספר כללים לגבי: עבודת ההכנה המקדימה. בחירת המערכת המתאימה ביותר לצורכי ארגון. בחירת הספק המתאים ביותר. כיצד לבצע תהליך הטמעה באופן מיטבי? […]

אני רוצה להזכיר לכם שהסיבה המרכזית שאני כותב את הפוסטים האלו הינה שביותר מידי מקרים בשנה האחרונה, ראיתי ארגונים שהתחילו בתהליך של הטמעת מערכת ונטשו את המערכת לאחר מספר חודשים, עקב אי התאמת המערכת לארגון ולצורת הפעולה שלו. בפוסט הנוכחי אדבר על תהליך בחירת מערכת ה LMS עצמה. בפוסטים, אני מפריד בין זהות מערכת ה […]

שלום לכולם,הפוסט הזה הינו המשך ישיר של הפוסט הקודם, שחולק לשניים עקב אורכו הרב. בפוסט הבא אכתוב על בחירת ה”שותף”, הנציג הישראלי, או החברה שמתאימה עבורכם את המערכת. כמו בפוסטים הקודמים, כך גם בפוסט הנוכחי, אני בעיקר רוצה לעודד אתכם לחשוב, לשאול שאלות, להבין וגם ובעיקר לגרום לכם לא לוותר לעצמכם. אם הפוסט הזה יסייע […]

שלום לכולם, בפוסט הזה אסקור את הנקודות החשובות לבחירת השותף. כיום קיימות בשוק מערכות LMS מסויימות, שאותן מסוגלות להטמיע כמה חברות שונות. הדילמה הינה במי מהן לבחור? גם במקרים בהם מדובר במערכות LMS להן יש רק נציג אחד או יצרן מערכת שמסוגל להטמיע אותן, חשוב להבין מה צריך לשאול, על מה להסתכל ובמה להבחין. ספק […]

שלום חברים וחברות, לאחר שהחלטנו ובחרנו במערכת הלמידה המתאימה לארגוננו, אחד האתגרים הגדולים הינו פרויקט הטמעת המערכת. * מטעמי נוחות, פוסט זה נכתב בלשון זכר, אך כמובן שמיועד עבור כולנו. הטמעת כל מערכת מידע בארגון הינה תהליך מורכב, קל וחומר מערכת ניהול למידה. כל מי שחושב שהטמעת מערכת למידה הינה במתכונת “זבנג וגמרנו”, שזה יהיה […]

שלום חברים וחברות, למי שלא קרא/ה, להלן קישור לפוסט הקודם: טיפים חשובים להצלחה בתהליך הטמעת מערכת ניהול למידה ארגונית – חלק א’ * מטעמי נוחות, פוסט זה נכתב בלשון זכר, אך כמובן שמיועד לכולנו. סיכון מספר 2: לא עומדים בזמנים, כי השוטף לוחץ. הלחץ מהעבודה השוטפת, גורם גם הוא לסיכון ניכר בפרויקט ההטמעה. ברוב הארגונים […]

שלום חברים וחברות, פוסט זה בא בהמשך לפוסטים הקודמים שפרסמתי. למי שלא קרא/ה, להלן קישור לפוסטים הקודמים:  טיפים חשובים להצלחה בתהליך הטמעת מערכת ניהול למידה ארגונית – חלק א’ טיפים חשובים להצלחה בתהליך הטמעת מערכת ניהול למידה ארגונית – חלק ב’ * מטעמי נוחות, פוסט זה נכתב בלשון זכר, אך כמובן שמיועד לכולנו. גורם סיכון […]

שלום חברים וחברות, פוסט זה בא בהמשך לפוסטים הקודמים שפרסמתי. למי שלא קרא/ה, להלן קישור לפוסטים הקודמים: טיפים חשובים להצלחה בתהליך הטמעת מערכת ניהול למידה ארגונית – חלק א’ טיפים חשובים להצלחה בתהליך הטמעת מערכת ניהול למידה ארגונית – חלק ב’ טיפים חשובים להצלחה בתהליך הטמעת מערכת ניהול למידה ארגונית – חלק ג’ * מטעמי […]

שלום לכולם, המציאות הקשה והמאתגרת שנכפתה על כולנו בעקבות משבר הקורונה, גרמה לגל עצום של חברות וארגונים לפנות אלי בשאלות ובבקשות עזרה וסיוע לפתרון טכני ללמידה ולעבודה מרחוק. כמעט כלל הגורמים שפנו אלי, שידרו מצוקה ובהלה, שנובעת מאי וודאות. יש נטיה חזקה לקבל החלטות מיידיות ולנסות להתמודד איכשהו עם המצב העגום, ללא תהליכי תכנון מסודרים. […]

השארו מעודכנים! החדשות האחרונות בתחום שיפור חווית המשתמש באמצעות ממשקים טובים יותר וכלים דיגיטליים.

תודה שהצטרפת!
המאמרים האחרונים שלנו יגיעו אליך